Proses kegiatan dan fungsi manajemen

Planing (perencanaan)

Rencana merupakan serangkaian keputusan sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan dimasa yang akan datang. Rencana yang baik hendaknya diarahkan kepada tujuan.

Rencana secara jelas mengemukakan:

  • Apa yang akan dicapai
  • Mengapa hal itu perlu dilakukan
  • Bagaimana akan melaksanakannya
  • Bilamana akan dilaksanakan
  • Siapa yang akan melaksanakan

Pengorganisasian (organizing)

Setelah menyusun rencana, selanjutnya diperlukan penyusunan atau pengelompokan kegiatan-kegiatan yang telah ditentukan akan dilaksanakan dalam rangka usaha kerjasama tersebut. Perlu pengaturan, ada beberapa macam jenis kegiatan, dikelompok-kelompokkan bagaimana hubungan antara kelompok jenis masing-masing.

Pengelompokan kegiatan tersebut berarti juga pengelompokan tanggung jawab, pembagian dan penyusunan tanggung jawab, dan penyusunan tugas-tugas bagi setiap bagian yang mempunyai tanggung jawab tertentu. Kegiatan dalam hal ini akan lebih mudah dan jelas ditunjukkan didalam suatu badan organisasi atau struktur organisasi.

penyusunan personil

Apabila telah disusun dan diatur susunan pekerjaan jenis dan macamnya, luas dan bidang pekerjaan, pimpinan akan lebih mudah mengisi dengan tenaga-tenaga yang sesuai dengan tingkatan dan jenis pekerjaan atau kegiatan. Pimpinan akan memegang prinsip apa yang disebut dengan the right man in the right place.

Yang perlu diperhatikan dalam hal ini antara lain adalah sebagai berikut:

  1. pengetahuan dan ketrampilan apa yang diperlukan untuk mengisi masing-masing formasi yang dibutuhkan dalam kegiatan
  2. pengadaan tenaga-tenaga yang diperlukan
  3. bagaimana mengadakan seleksi
  4. penempatan kedalam fungsi dan tanggung jawab yang sesuai dan serasi
  5. penghargaan bagi tenaga berprestasi untuk kegairahan dan motivasi, peneguran atau penyangsian
  6. memberikan bimbingan penyuluhan, pengarahan yang lebih efisien dan efektif

pengarahan (penggerakan)

kegiatan disini meliputi antara lain:

  1. memberikan penerangan, penjelasan, informasi tentang kegiatan yang berhubungan selaras menyeluruh terhadap tujuan yang hendak dicapai
  2. mengeluarkan peraturan, perintah, intruksi dalam rangka pelaksanaannya
  3. memberikan contoh-contoh dalam cara bekerja dan memperlihatkan sikap yang baik (keteladanan)
  4. mengadakan pengawasan
  5. dapat mengemukakan kebaikan dan keburukan atau kekurangan dalam pekerjaan (secara obyektif)
  6. mengadakan koreksi terhadap kekurangan atau kelemahan dan meniadakan hambatan dan rintangan

pengkoordinasian

meliputi tugas-tugas ini adalah:

  1. setiap bagian atau petugas dapat melaksanakan tugasnya dengan baik, dengan cara dan dalam waktu yang telah ditentukan atau sesuai dengan ketentuan yang berlaku
  2. menghindarkan bagian atau petugas yang  menghambat atau merugikan bagian atau petugas lain
  3. menghindarkan tumpang tindih yang dapat menimbulkan kesalahpahaman, kekacauan, atau membingungkan
  4. memupuk dan mengembangkan sikap saling percaya dan kerja baik antara sesama petugas maupun antar kerja
  5. menghindarkan dan menyelesaikan segala macam perbedaan pendapat atau pertentangan yang akan menghambat usaha kerja sama
  6. menghindarkan kompetisi yang tidak sehat
  7. memupuk rasa persatuan dan kesatuan dengan pengertian setiap unsur baik petugas maupun pekerjaan tidak terlepas dari sebagai suatu keseluruhan

Pelaporan

Dalam pelaporan hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain:

  1. apa yang harus dicatat
  2. bagaimana cara mencatatnya
  3. memimpin secara teratur dan sistematika sehingga mudah ditemukan kembali apabila diperlukan
  4. apa yang harus dilaporkan dan kepada siapa laporan tersebut disampaikan
  5. bagaimana menelaah laporan tersebut dalam rangka peningkatan dan pengembangan

penganggaran

kegiatan penganggaran meliputi:

  1. perencanaan dan penyusunan anggaran disusun dengan mata anggaran atas dasar rancangan anggaran
  2. mencari dan mengusahakan sumber-sumber biaya
  3. mengatur pemasukan dan pengeluaran
  4. membuat pencatatan atau pembukuan
  5. membuat laporan keuangan

penilaian

penilaian bertujuan untuk mengetahui sampai dimana tujuan yang telah ditetapkan dapat dicapai kegiatan yang belum selesai atau yang sedang dalam penyelesaian.

Kegiatan dari penilaian ini antara lain:

  1. mempelajari perkembangan usaha atau kegiatan secara terus-menerus dengan cara-cara pemantauan (monitoring) sehingga dapat diketahui dengan segera segala sesuatu yang menghambat dan faktor-faktor pendukung dalam kegiatan tersebut.
  2. mengadakan pengukuran tingkat keberhasilan suatu kegiatan atau perkerjaan, sesuai dengan program-program tertentu
  3. mengadakan pelbagai usaha untuk memecahkan berbagai hambatan yang timbul demi kelancaran kegiatan pekerjaan
JH mind Mind Notes