Material Management

Material Management merupakan bagian penting dari organisasi perusahaan yang harus mematuhi kebijakan dasar manajemen dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Material Management memainkan peran penting dalam sejumlah besar aktivitas pengadaan material yang untuk memenuhi kebutuhan proses produksi. Dimana departemen purchasing harus menerapkan manajemen menyeluruh yang meliputi manajemen material dan manajemen biaya. Pengelolaan material secara menyeluruh meliputi proses pengadaan, penyimpanan dan penyerahan. Untuk proses produksi harus dapat dilakukan dan dikontrol dengan baik dengan selalu berusaha melakukan penghematan dan penurunan biaya material. Dalam kaitan pekerjaan tersebut departemen purchasing harus dapat menjalin kerja sama erat dengan bagian Material Management dan Manajemen Biaya. Tuntutan terhadap perusahaan untuk dapat tetap eksis dalam persaingan global mengharuskan Material Management mampu berperan aktif mengikuti perkembangan ekonomi dan peraturan tentang tata niaga baik domestik maupun internasional yang secara terus-menerus berkembang sesuai dengan perkembangan ekonomi global. Peraturan-peraturan di bidang tata niaga dan perkembangan teknologi material maupun pemrosesan merupakan hal penting yang harus selalu diikuti perkembangannya, terutama hal-hal yang berkaitan langsung dengan aktivitas Material Management dalam melakukan pengadaan material untuk memenuhi kebutuhan produksi.

Fungsi Material Management

Fungsi primer Material Management adalah melakukan pengadaan material, penyimpanan, dan pengolahan yang diperlukan untuk kebutuhan proses produksi dalam jumlah yang mencukupi dengan kualitas yang sudah ditetapkan, harga beli yang layak, dan penyerahan tepat waktu sesuai dengan kebutuhan.

Fungsi pengadaan material mengandung pengertian sebagai berikut :

  • fungsi biaya merupakan fungsi untuk menciptakan laba bagi perusahaan dengan melakukan usaha penghematan biaya dan selalu berusaha untuk dapat melakukan penurunan biaya material pada kondisi biaya yang wajar. Dalam banyak perusahaan biaya material mempunyai bobot yang sangat besar berkisar antara 50% sampai dengan 70% dari keseluruhan biaya produksi. Dengan demikian peran Material Management mempunyai pengaruh yang sangat besar terhadap mutu manajemen perusahaan secara keseluruhan. Menurunkan biaya Material adalah salah satu cara yang paling efektif untuk menurunkan biaya produksi dalam usaha untuk memperoleh laba perusahaan dari aktivitas usaha produksinya. Beberapa metode melakukan penghematan dan menurunkan biaya material perlu dicoba untuk dapat diterapkan. Dalam hal ini Material Management harus menerapkan prinsip manajemen menyeluruh yang berhubungan dengan biaya material. Pengaturan jumlah persediaan material pada kondisi optimum perlu di perhatikan agar tidak terjadi persediaan yang berlebihan yang berakibat tidak berputarnya modal. Penyederhanaan sistem administrsi, penjadwalan penerimaan dan sistem distribusi perlu dilakukan dengan baik yang semua ini secara langsung atau tidak berpengaruh terhadap biaya pengadaan material.
  • fungsi perolehan  merupakan fungsi untuk mengadakan jumlah pasokan material yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan proses produksi. Dalam proses produksi yang pertama-tama yang diperlukan adalah bagaimana memperoleh material yang cukup, kapan dan bagaimana memasoknya ke lini produksi. Jumlah yang cukup saja menjadi tidak berarti apabila waktu memasok tidak sesuai dengan kebutuhan lini produksi. Hal ini dapat mengakibatkan terhentinya produksi karena keterlambatan pasokan. Untuk menhindari terjadinya keterlambatan pasokan material yang mengakibatkan terhentinya produksi atau pasokan material yang terlalu dini sehingga terjadi penumpukan persediaan (stock) material yang berlebihan, staf Material Management harus dapat melakukan penjadwalan pasokan dengan mempertimbangkan semua aspek yang terkait di dalamnya. Hal yang penting untuk mendapat perhatian adalah agar pemesanan material dari para perusahaan supplier dapat kita terima sesuai dengan jumlah yang dipesan, mutu yang standar dengan waktu penyerahan sesuai dengan yang sudah dijadwalkan dalam surat pesanan.

Salah satu tugas penting Material Management adalah melakukan setting dan kontrol terhadap standar. Oleh karena itu, daftar material harus dibuat standar dan mempunyai arti yang sangat penting untuk menunjang kelancaran tugas Material Management dalam melakukan aktivitas pengadaan material.

Persyaratan bagi Staf Material Management

  1. Staf Material Management harus mempunyai keahlian dan pengetahuan yang mendalam tentang bidang pekerjaannya dan pengetahuan yang luas tentang manajemen
  2. Staf Material Management harus memiliki pengetahuan yang cukup tentang hal yang berhubungan dengan material yang dibutuhkan perusahaan sesuai dengan tanggung jawab pekerjaannya.
  3. Staf Material Management harus memiliki perkembangan perekonomian sehingga mampu untuk melakukan analisa-analisa ekonomi terhadap semua aktivitas pembelian material, untuk dapat melakukan usaha-usaha penghematan dan penekanan terhadap biaya material dalam kondisi wajar
  4. Staf Material Management harus memiliki pengetahuan tentang kalkulasi biaya dan harus mampu membuat analisa biaya untuk membuat perkiraan harga pembelian material dan dapat menetapkan standar harga patokan sebagai acuan harga dalam pelaksanaan pembelian
  5. Staf Material Management harus selalu membuka wawasan untuk mendapatkan informasi khususnya tentang sumber perolehan material
  6. Staf Material Management harus mampu menghimpun seluruh informasi signifikan dan mendistribusikannya secara sistematis ke bagian terkait dalam organisasi perusahaan yang memerlukan
  7. Staf Material Management harus selalu bersikap sopan, setia, dan moderat untuk memperoleh kehormatan dan kepercayaan dari para suplier sebagai anggota perusahaan maupun sebagai individu
  8. Staf Material Management harus selalu mendorong dirinya untuk selalu dapat maju dengan melakukan perbaikan diri sendiri secara terus-menerus sesuai dengan laju perkembangan ilmu pengetahuan. Dengan kata lain Staf Material Management harus selalu menetapkan sasaran yang lebih tinggi, memupuk pertimbangan dan kecakapan untuk menyesuaikan perubahan sudut pandang yang luas, untuk perbaikan diri sendiri. Juga penting untuk selalu mengembangkan sikap yang positif untuk belajar dari banyak orang yang beraneka ragam.

Harga dan Volume

Harga

Pertimbangan lain dalam membuat perencanaan pembelian adalah tentang harga dari material yang akan dibeli. Staf Material Management harus pandai memilih-milih materialnya agar tidak terjadi kerugian pada pendapatan laba, laba terdapat dalam biaya maka pertimbangan harga perunit dari material merupakan faktor penting yang harus diperhatikan. Penumpukan material berharga tinggi dalam inventory mengakibatkan terjadinya modal tidak berputar, sehingga akan sangat mempengaruhi mutu manajemen secara keseluruhan. Berdasarkan pertimbangan harga perunit material, kita juga harus melakukan pengelompokan yang nantinya akan menjadi faktor dalam mempertimbangkan standar persediaan material

Volume

Faktor yang perlu diperhatikan adalah volume atau ukuran material yang kita beli, hal ini berhubungan dengan kapasitas gudang yang kita miliki. Sebagai Staf Material Management kita juga harus mengetahui dan memperhitungkan kapasitas gudang yang dimiliki sehingga bisa melakukan penjadwalan penerimaan dan pembatasan jumlah persediaan material

Metode Pemesanan

  •         Metode pemesanan sangat tergantung pada kombinasi antara jumlah pesanan dan waktu pemesanan setiap jenis material. Pemesanan material dapat dilakukan dalam bentuk set lengkap atau berdiri sendiri, cara pemesanan dalam bentuk set lengkap sangat baik diterapkan karena memberikan kemudahan dalam melakukan perhitungan kuantitas jumlah pesanan dan pelaksanaan kontrol pangadaan sehingga material yang dipesan selalu dalam keadaan seimbang terhindar dari kesalahan perhitungan. akan tetapi disisi lain perlu untuk diwaspadai terhadap kemungkinan berkurangnya material pada saat proses produksi, pemakaian untuk kebutuhan servis, dan hal lainnya yang dapat mengakibatkan terjadinya kondisi inventory material menjadi tidak dalam bentuk set lagi, dengan demikian maka perlu dipikirkan cara penggantian agar material yang disimpan kembali selalu dalam kondisi set lengkap. Pada kenyataannya pemesanan material tidak selalu dapat dilakukan dengan cara memesan dalam bentuk set hal ini disebabkan beberapa faktor. Material yang dipakai untuk beberapa model “Common Used” biasa dipesan dengan cara pemesanan berdiri sendiri bukan dalam bentuk set, karena mungkin saja jumlah pemakaian untuk setiap jenis model berbeda-beda sehingga sulit membuat standar jumlah set material yang dimaksud. Pemesanan material yang berdiri sendiri memerlukan ketelitian dan pengontrolan yang cermat dan teliti baik dalam proses perhitungan jumlah pesanan, penjadwalan penerimaan, maupun pengontrolan inventory.

Daftar Material

Salah satu tugas penting Material Management adalah melakukan setting dan kontrol terhadap standar. Oleh karena itu daftar material harus dibuat standar dan mempunyai arti yang sangat penting untuk menunjang kelancaran tugas Material Management dalam melakukan aktivitas pengadaan material. Dengan daftar material yang distandarkan kita dapat melakukan efisiensi antara lain sebagai berikut:

  1. mengurangi jumlah loss material dalam proses dan distribusinya
  2. dapat melakukan pengontrolan inventory dengan lebih baik, penghematan ruang gudang penyimpanan dan mengurangi inventory material yang lambat penggerakannya
  3. mengurangi biaya distribusi material
  4. mengurangi kemungkinan keterlambatan penerimaan dan penyelesaian material
  5. mempermudah dalam melakukan penjadwalan pengadaan

Manajemen biaya dalam Material Management

Salah satu fungsi Material Management adalah fungsi biaya, maka manajemen biaya dalam Material Management mutlak harus dapat diterapkan. Jenis biaya dalam manajemen biaya Material Management dapat dikelompokan menjadi beberapa bagian yaitu:

  1. Biaya pembelian
  2. Biaya penyerahan
  3. Biaya penyimpanan
  4. Biaya distribusi

Sedangkan dari sifatnya, biaya tersebut dapat dikelompokkan dalam 3 bagian:

  1. kelompok I
    1. biaya pembelian material
    2. biaya pemrosesan
    3. biaya adminitrasi
  2. Kelompok II
    1. biaya langsung
    2. biaya tidak langsung
  3. Kelompok III
    1. biaya tetap
    2. biaya variabel

Biaya pembelian adalah harga pembelian material yang dipesan dari perusahaan supplier yaitu sejumlah biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan supplier untuk melaksanakan proses produksinya. Pembelian material dengan harga terlalu mahal mengakibatkan peningkatan biaya produksi, yang kemudian dapat mengurangi keuntungan perusahaan. Sebaliknya pembelian material dengan harga yang terlalu murah meskipun sepintas dapat dikatakan menguntungkan tetapi jika dipelajari lebih lanjut, itu mungkin saja dapat menimbulkan permasalahan pada waktu yang akan datang.

Pembelian material dari perusahaan suplier dengan penawaran harga yang jauh lebih murah dari harga patokan standar yang sudah dihitung mungkin saja terdapat beberapa kemungkinan yang dapat merugikan. Kerugian-kerugian yang mungkin timbul yaitu:

  1. Kemungkinan terjadinya harga dumping dari perusahaan supplier yang tentu saja nantinya pasti akan melakukan kompensasi atau kenaikan harga untuk penyesuaian yang akan menyulitkan kita melakukan analisa dan perencanaan biaya.
  2. Kemungkinan akan terjadinya penurunan kualitas yang disebabkan adanya perubahan proses produksi atau penurunan kualitas dari bahan baku yang dipergunakan yang bisa menimbulkan kerugian pada proses produksi, yaitu kerugian akibat dari besarnya defect yang menjurus pada proses pengerjaan ulang untuk perbaikan yang dapat berakibat pada rendahnya pencapaian hasil produksi dari yang direncanakan
  3. Kemungkinan terjadinya keterlambatan supply dari perusahaan supplier karena terjadi kekurangan modal akibat dari tidak adanya keuntungan yang diperoleh, atau mungkin justru lebih parah lagi terjadinya kebangkrutan perusahaan supplier akibat dari kerugian terus-menerus yang tidak diatasi

Perkiraan Biaya pembelian

Secara garis besar, Harga beli material terdiri dari biaya bahan baku dan biaya pemrosesan dengan menambahkan sejumlah keuntungan yang wajar.

Harga beli=harga material+biaya pemrosesan+keuntungan

Biaya meterial adalah sejumlah biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan supplier untuk melakukan pengadaan bahan baku. biaya ini merupakan jumlah biaya dari pembelian sejumlah material yang diperlukan untuk proses produksi yaitu material netto ditambah dengan material sebagai syarat untuk dapat dilakukannya pelaksanaan proses produksi.

Biaya Pemrosesan adalah sejumlah biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan supplier untuk melakukan proses produksi selain biaya material. yang terdiri dari biaya tenaga kerja, biaya sewa mesin dan peralatan produksi, serta biaya biaya lain termasuk biaya administrasi.

Seleksi perusahaan supplier

Sebelum melakukan hubungan kerja sama dengan supplier, Staff Material Management harus mempertimbangkan beberapa aspek penting yang perlu diperhatikan dalam rangka melakukan seleksi terhadap perusahaan yang akan menjadi perusahaan supplier antara lain:

  • Status perusahaan
  • Struktur organisasi perusahaan
  • Nilai asset
  • Lokasi perusahaan
  • Jenis produksi
  • Jenis dan jumlah peralatan produksi
  • Perusahaan yang sudah menjadi pelanggannya
  • Perolehan material
  • Sistem pengendalian Proses produksi
  • Sistem pengendalian kualitas

Penerimaan material

Yang harus dilakukan pada saat penerimaan material adalah sebagai berikut:

Petugas penerimaan material

  1. mencocokan data dalam surat jalan dengan material yang diterima, apakah sudah sesuai dengan yang tercatat dalam surat pesanan
  2. memeriksa jumlah material yang diterima sesuai dengan jumlah tertulis dalam surat jalan dari perusahaan supplier
  3. mencocokkan apakah waktu penyerahan sudah sesuai dengan jadwal penyerahan yang tertera dalam surat pesanan
  4. memeriksa kondisi packing material apakah dalam kondisi yang baik
  5. membuat data administrasi penerimaan material

Petugas inspeksi penerimaan material

  1. memeriksa kualitas material sesuai dengan standar pengecekan secara keseluruhan pada saat penerimaan material dari perusahaan supplier
  2. membuat data pengecekan penerimaan material

Penyimpanan material dan kartu stock

Penyimpanan material harus dapat memenuhi syarat untuk menjaga supaya tidak terjadi kerusakan, kehilangan. Semua material harus memiliki identitas yang jelas seperti nama material, kode material, dan jumlah yang tersedia harus dapat dengan mudah dan jelas dibaca dalam kartu stock material yang terdapat pada semua jenis material yang disimpan. Setiap pemasukan dan pengeluaran harus dicatat terperinci pada kartu stock dan dalam administrasi inventory.

Dalam pemeriksaan kartu stock harus dilakukan pengecekan kartu stock secara aktual, terperinci, jeli, dan secara periodik. Untuk mendapatkan data material yang akurat, pada saat pengecekan material dilakukan semua bentuk aktivitas pergerakan material dihentikan sampai dengan proses pengecekan selesai. Namun demikian agar tidak terjadi kerugian akibat kehilangan waktu untuk proses produksi, pengecekan material dalam lini produksi harus dapat dilaksanakan dengan cepat. Persiapan harus dilakukan dengan baik sebelum proses pengecekan material dilakukan dengan menetapkan standar stock lini produksi dan administrasi pemakaian material pada lini produksi. Data stock aktual disusun dalam laporan yang dikeluarkan secara periodik, bertujuan untuk melakukan evaluasi material dalam perencanaan material maupun dalam analisa biaya material.

Administrasi yang dilakukan oleh bagian Material Management, dimana arsip tersebut merupakan tebusan ke bagian accounting yaitu:

  1. FPB (formulir Permintaan Barang) menggunakan rangkap asli
  2. Surat-surat penawaran (lembaran asli) yang berisi daftar-daftar harga pembelian biasanya daftar harga itu diberi warna atau kode kepada barang yang ingin ditransaksikan.
  3. Supporting document (lembaran asli) yaitu lembaran kertas yang berisi daftar harga dan jenis barang yang dibeli atau yang akan dibeli yang sah dan telah disetujui oleh bagian yang bersangkutan
  4. PO atau Order Pembelian (lembaran rangkap asli dan yang berwarna merah) yaitu lembaran yang berisi daftar dan jenis barang. Biasanya dengan adanya PO atau Order Pembelian ini dan telah disetujui, barang yang tertera sudah boleh dibeli.
  5. Surat Jalan (rangkap asli) yaitu surat pengiriman barang
  6. LPnB (Laporan Penerimaan Barang) adalah laporan yang berisi daftar-daftar barang yang telah diterima oleh bagian yang bersangkutan
  7. Kwitansi adalah tanda bukti pembayaran.

Susunan laporan-laporan diatas harus diurutkan secara benar apabila akan di simpan didalam file khusus bagian Material Management. Urutan-urutan laporan tersebut adalah sebagai berikut:

  1. FPB (Formulir Permintaan Barang)
  2. Surat Jalan
  3. LPnB (Laporan Penerimaan Barang)
  4. Kwitansi
  5. Surat Penawaran
  6. Suporting Document
  7. PO (Order Pembelian)
JH mind Mind Notes
Objek Pasal 23
Perang Keputusan vs Waktu